Selasa 25 Juli 2023, Pembinaan Pengelolaan Arsip Vital di Kapanewon dan Kalurahan se Kapanewon Kretek dilaksanakan di Pendopo Kapanewon Kretek. Acara di hadiri oleh Panewu Anom, Kepala Jawatan, Kepala Sub Bagian, staf kapanewon kretek, Pamong Kalurahan se Kapanewon Kretek, Kepala SMP di Kapanewon Kretek, Koordinator PKH, pendamping desa. TKSK, TKPK, BPP, Korwil Pendidikan dan PLKB Kapanewon Kretek serta narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul.
Sambutan oleh Panewu Anom Kretek Bapak Muriyanto, SE., MA yang menjelaskan bahwa arsip merupakan sumber informasi bagi instansi yang sangat penting keberadaanya sehingga perlu dilakukan penataan sesuai peraturan kearsipan. Sesuai keadaan yang ada sekarang maka arsip dapat berupa konvensional dan arsip digital yang perlu penataan dan pengelolaan arsip sesuai Undang-Undang Kearsipan.
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Sesuai Peraturan Bupati Bantul Nomor 74 Tahun 2021 Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip Vital terdiri dari identifikas, penataan, perlindungan dan pengamanan, penyelamatan dan pemulihan, dan akses dan layanan.
Contoh Arsip Vital seperti Surat Keputusan, Renstra, Renja, Dokumen Kepegawaian (Personal File), Peraturan Kalurahan, Sertifikat, Surat Pembelian dan Buku Induk Siswa utk di sekolahan. Penataan arsip vital dilakukan terhadap hasil identifikasi arsip vital yang meliputi kegiatan pemeriksaan, penentuan indeks berkas, penggunaan tunjuk silang, pelabelan, dan penempatan Arsip.
